Fraude binnen organisaties komt vaker voor dan veel ondernemers en bestuurders willen geloven. Van onterecht ingediende declaraties tot miljoenenfraude op directieniveau: geen enkele organisatie is volledig immuun. Fraude brengt niet alleen financiële schade met zich mee, maar tast ook het vertrouwen aan van medewerkers, klanten, leveranciers en toezichthouders.
In deze blog leggen we uit hoe je fraude binnen je organisatie kunt voorkomen. We gaan in op veelvoorkomende vormen van fraude, signalen van mogelijk misbruik en vooral op preventieve maatregelen die écht werken. Of je nu een mkb-onderneming runt of verantwoordelijk bent voor een grote organisatie: een goede fraudepreventie is essentieel voor duurzaam en integer ondernemen.
Wat verstaan we onder fraude?
Fraude is het opzettelijk misleiden van een organisatie met als doel daar zelf of een ander voordeel uit te halen. Het gaat om handelingen die in strijd zijn met wet- en regelgeving, maar ook met interne normen en waarden.
Voorbeelden van fraude zijn:
- Valsheid in geschrifte (bijvoorbeeld nepfacturen of gemanipuleerde contracten)
- Verduistering van geld of goederen
- Onterechte declaraties of tijdregistraties
- Belangenverstrengeling en omkoping
- Fraude met subsidies of verzekeringen
- Opzettelijke boekhoudkundige misleiding
Fraude kan zowel door medewerkers als door externe partijen worden gepleegd, en soms zelfs in samenspanning.
Waarom fraude vaak te laat wordt ontdekt
Veel organisaties gaan er – ten onrechte – van uit dat ‘zoiets bij hen niet gebeurt’. Fraudeurs maken hier handig gebruik van. Door een gebrek aan controle, vertrouwen zonder verificatie en onvoldoende bewustzijn over risico’s krijgen ze vaak jarenlang de ruimte.
Daarnaast zijn fraudeurs doorgaans slim en weten ze hoe ze systemen kunnen omzeilen. Ze hebben kennis van interne processen, weten wie ze moeten vermijden en hoe ze signalen kunnen maskeren.
Vaak komt fraude pas aan het licht bij toeval, bijvoorbeeld door een klokkenluider, een externe controle of een conflict.
Signalen die kunnen wijzen op fraude
Hoewel fraudeurs hun sporen proberen uit te wissen, zijn er wel degelijk signalen die kunnen wijzen op mogelijk misbruik. Enkele voorbeelden:
- Medewerkers die overmatig beschermend of geheimzinnig zijn over hun werk
- Onverklaarbare verschillen in financiële administratie
- Leveranciers die altijd via dezelfde persoon worden gekozen
- Weinig tot geen vakantiedagen opnemen (fraudeurs willen controle houden)
- Ongebruikelijke betalingen of transacties buiten reguliere procedures om
- Klachten van klanten of leveranciers over betalingen of leveringen
- Structureel omzeilen van controles of goedkeuringsprocedures
Hoe eerder je dergelijke signalen herkent en onderzoekt, hoe kleiner de kans op grote schade.
1. Zorg voor een sterke gedragscode
Een heldere gedragscode vormt de basis van elk fraudepreventiebeleid. Hierin leg je vast wat binnen jouw organisatie wordt verstaan onder integer gedrag, welke normen en waarden leidend zijn, en wat de consequenties zijn bij overtredingen.
Een gedragscode is niet alleen een intern richtsnoer, maar ook een signaal naar buiten dat integriteit serieus wordt genomen. Zorg ervoor dat de gedragscode bekend is bij alle medewerkers en regelmatig wordt besproken, bijvoorbeeld bij onboarding of teamoverleggen.
2. Voer een gedegen risicoanalyse uit
Voordat je fraude kunt voorkomen, moet je weten waar de kwetsbaarheden zitten. Een risicoanalyse brengt in kaart welke processen, functies of afdelingen gevoeliger zijn voor misbruik.
Denk hierbij aan:
- Functies met toegang tot geldstromen of inkoopbeslissingen
- Processen zonder duidelijke controlemechanismen
- Slecht vastgelegde afspraken met externe partijen
- Gebrek aan functiescheiding (bijvoorbeeld iemand die factureert én goedkeurt)
Een professionele risicoanalyse helpt je om gerichte maatregelen te nemen in plaats van algemene, weinig effectieve regels op te stellen.
3. Scheid verantwoordelijkheden
Eén van de meest effectieve manieren om fraude te voorkomen is functiescheiding. Dat betekent dat nooit één persoon verantwoordelijk is voor het volledige proces van bestelling tot betaling.
Voorbeeld:
- Persoon A doet de bestelling
- Persoon B controleert de levering
- Persoon C voert de betaling uit
Op deze manier ontstaat er een controlesysteem waarbij samenspanning nodig is om te kunnen frauderen – iets wat de drempel aanzienlijk verhoogt.
4. Stel duidelijke controlemechanismen in
Zorg dat je organisatie werkt met controleprocedures die niet alleen op papier bestaan, maar ook in de praktijk worden uitgevoerd. Denk aan:
- Vier-ogenprincipe bij betalingen boven een bepaald bedrag
- Regelmatige interne audits en steekproeven
- Gebruik van goedkeuringsflows in financiële software
- Externe accountantscontroles die verder gaan dan de standaardverklaring
Controlemechanismen moeten proportioneel zijn, maar mogen geen dode letter blijven. Maak het een vast onderdeel van je bedrijfsvoering.
5. Train medewerkers in integriteit en signalering
Medewerkers spelen een cruciale rol in het herkennen en voorkomen van fraude. Toch blijkt uit onderzoek dat veel werknemers niet weten wat ze moeten doen als ze iets verdachts signaleren – of bang zijn voor de gevolgen.
Daarom is het belangrijk om regelmatig trainingen en bewustwordingssessies te organiseren. Onderwerpen kunnen zijn:
- Wat is fraude en hoe herken je het?
- Welke meldkanalen zijn er?
- Wat gebeurt er met een melding?
- Wat zijn je rechten als melder?
Creëer een cultuur waarin het normaal is om vragen te stellen en afwijkingen te bespreken.
6. Implementeer een vertrouwelijk meldpunt
Een laagdrempelig, vertrouwelijk meldpunt is essentieel voor het tijdig signaleren van fraude. Dit kan een interne vertrouwenspersoon zijn, maar ook een externe partij die meldingen onafhankelijk registreert en opvolgt.
Zorg dat het meldpunt goed bekend is binnen de organisatie, dat melders worden beschermd tegen benadeling en dat meldingen serieus worden opgepakt. Anonieme meldingen moeten mogelijk zijn, maar misbruik moet ook uitgesloten worden.
7. Voer achtergrondonderzoek uit bij nieuwe medewerkers en partners
Fraude voorkomen begint bij de poort. Een degelijke screening bij het aannemen van personeel, zeker voor vertrouwensfuncties, kan veel ellende voorkomen. Dit kan bestaan uit:
- Referentiechecks
- Controle van diploma’s en werkervaring
- Financiële screening bij functies met grote budgetverantwoordelijkheid
Ook bij externe partijen – zoals leveranciers of samenwerkingspartners – is het verstandig om onderzoek te doen naar integriteit, juridische structuur en eigendomsverhoudingen.
8. Gebruik technologie voor monitoring en detectie
Steeds meer organisaties maken gebruik van data-analyse en monitoringtools om afwijkingen vroegtijdig te detecteren. Voorbeelden hiervan zijn:
- Automatische alerts bij dubbele facturen of ongebruikelijke transacties
- Dashboarding van KPI’s op gebied van uitgaven en inkoop
- Vergelijking van declaratiegedrag tussen afdelingen
Technologie vervangt niet het menselijke oordeel, maar kan wel helpen om risico’s sneller en objectiever te signaleren.
9. Geef het goede voorbeeld vanuit leiderschap
Integriteit begint bij de top. Als directie en management onduidelijke signalen afgeven, bijvoorbeeld door regels zelf te negeren of dubieuze praktijken te tolereren, ondermijnt dat elke preventieve maatregel.
Zorg daarom dat leiderschap transparant, aanspreekbaar en integer is. Laat zien dat beleid niet alleen voor de werkvloer geldt, maar voor iedereen.
10. Reageer krachtig op incidenten
Wanneer fraude aan het licht komt, is het cruciaal dat je als organisatie snel, transparant en zorgvuldig handelt. Dat betekent:
- Onafhankelijk onderzoek instellen
- Juridische en arbeidsrechtelijke stappen overwegen
- Leren van de situatie en procedures bijstellen
Een krachtige reactie voorkomt herhaling, herstelt vertrouwen en onderstreept het belang van integriteit.
Tot slot: fraude voorkomen is een continu proces
Er bestaat geen enkele maatregel die fraude volledig uitsluit. Maar met de juiste combinatie van preventie, bewustwording, controle en voorbeeldgedrag kun je het risico aanzienlijk beperken. Zie fraude niet als incident, maar als een continu risico waarvoor structurele aandacht nodig is.
Wil je weten hoe jouw organisatie scoort op fraudepreventie? Overweeg dan een onafhankelijk integriteitsonderzoek, risicoanalyse of trainingstraject. Daarmee zet je een stap richting een veilige, transparante en betrouwbare organisatie. Heb je hulp nodig? House of Investigations staat voor je klaar! Neem gerust even contact op.
